Vaide nõuetele vastavuse kontrollimise eesmärk on selgitada välja, kas vaie tuleb tagastada või sisuliselt läbi vaadata. Kui vaie ei kuulu haldusorgani pädevusse, tagastab haldusorgan vaide, selgitades, kuhu isik peab pöörduma, või edastab vaide pädevale haldusorganile, teatades sellest vaide esitajale. (HMS § 72 lg 2) Vaide tagastamise alused on reguleeritud HMS § 72 lg 1 järgmiselt: „Vaie tagastatakse, kui: 1) isikul puudub õigus vaie esitada; 2) vaide esitaja ei ole määratud tähtajaks vaide puudusi kõrvaldanud; 3) mööda on lastud vaide esitamise tähtaeg ning seda ei ennistata; 4) samas asjas on olemas jõustunud kohtuotsus; 5) samas asjas toimub kohtumenetlus.

Õigus vaiet esitada. HMS § 71 lg 1 kohaselt on õigus vaiet esitada üksnes isikul, kelle õigusi või vabadusi vaidlustatav haldusakt riivab, endal. Isik võib teha seda ise või esindaja kaudu. Haldusmenetluses võib esindaja olla lepinguline (HMS § 13) või seaduslik (nt lapsevanem, eestkostja, juhatuse liige). Teise isiku kaitseks ei või vaiet esitada. Vaiet on õigus esitada üksnes haldusakti HMS § 71 lg 1 ja HMS § 72 lg 3 nimetatud menetlustoimingu peale, samuti toimingu sooritamisest keeldumise korral (RVastS § 6 lg 3). Muude halduse tegevuse liikide peale vaiet esitada ei saa.

Puudused vaides kõrvaldamata. VangS § 11 lg 4 kohaselt peab vaie olema esitatud kirjalikus vormis (vrd HMS § 76 lg 1). HMS § 76 lg 2 kohaselt märgitakse vaides: 1) haldusorgani nimetus, kellele vaie on esitatud; 2) vaide esitaja nimi või nimetus, postiaadress ja sidevahendite numbrid; 3) vaidlustatava haldusakti või toimingu sisu; 4) põhjused, miks vaide esitaja leiab, et haldusakt või toiming rikub tema õigusi; 5) vaide esitaja selgelt väljendatud taotlus; 6) vaide esitaja kinnitus selle kohta, et vaieldavas asjas ei ole jõustunud kohtuotsust ega toimu kohtumenetlust; 7) vaidele lisatud dokumentide loetelu ning 8) vaidele peab olema alla kirjutanud selle esitaja või tema esindaja. Vaide esitaja esindaja lisab volikirja või muu volitust tõendava dokumendi, kui seda ei ole esitatud varem. VSKE lisas 12 on kinnitatud vaide vorm. Kui vaie ei vasta neile nõuetele, aitab haldusorgan puudused kõrvaldada või annab isikule 10-päevase tähtaja puuduste kõrvaldamiseks (HMS § 78). Alles siis, kui isik keeldub abist ega kõrvalda puudusi 10-päevase tähtaja jooksul, jätab vangla vaide läbivaatamata ja tagastab selle kinnipeetavale.

Tähtaeg möödalastud. Vaie haldusaktile või toimingule tuleb esitada 30 päeva jooksul, kui seadus ei sätesta teisiti, arvates päevast, millal isik vaidlustatavast haldusaktist või toimingust teada sai või oleks pidanud teada saama (HMS § 75). HMS § 34 kohaselt ‚võib haldusorgan omal algatusel või menetlusosalise taotlusel tähtaja ennistada, kui menetlustähtaeg on mööda lastud mõjuval põhjusel. Menetlustähtaja ennistamise põhjendatud taotlus tuleb esitada kahe nädala jooksul pärast menetlustoimingu sooritamist takistava asjaolu äralangemist. Haldusorgan võib menetlusosaliselt ennistamise taotluse esitamisega üheaegselt nõuda menetlustoimingu sooritamist, mille tähtaja ennistamist taotletakse. Menetlustähtaega ei ennistata, kui esialgsest menetlustoimingu teostamiseks ettenähtud tähtpäevast on möödunud rohkem kui üks aasta. Menetlustähtaja ennistamise üle otsustab menetlustoimingut läbiviiva haldusorgani juht või tema poolt volitatud isik. (HMS § 34 lg 1-3) Vangla ei ole kohustatud tähtaega ennistama, kuid ta on kohustatud kaaluma tähtaja ennistamist.

Jõustunud kohtuotsus või toimub kohtumenetlus. Kohtumenetlus algab hetkest kui kohus võtab määrusega kaebuse menetlusse (HKSM § 11 lg 9). Ainuüksi kaebuse saatmisest või jõudmisest halduskohtusse ei ole kohtumenetlus veel alanud, vaid kohus teeb üksnes ettevalmistavaid toiminguid. Kohtuotsus jõustub, kui selle vaidlustamise võimalused on ammendunud (TsMS § 456). Riigikohtu otsus jõustub selle kuulutamise ajast, haldus- ja ringkonnakohtu otsused jõustuvad vaidlustamistähtaja möödumisest, kui otsuse kohta ei ole esitatud apellatsiooni või kassatsioonkaebust. Kuna kohtumenetlus ja -lahend puudutavaid konkreetseid pooli, siis reeglina tuleb kõnealuseid tingimusi tõlgendada kui poolte (vangla ja kinnipeetav) vahel toimuvat kohtuvaidlust või nende suhtes tehtud kohtuotsust. Kolmandate isikute poolt samas asjas esitatud kaebused ei võimalda reeglina kinnipeetavale õiguskaitset ega anna seetõttu ka alust vaide läbivaatamata jätmiseks (NB! Alates 01.01.2008 on kinnipeetav kohustatud enne kohtusse pöördumist esitama vaide Justiitsministeeriumile. Seega ei saa kinnipeetav olla õiguspäraselt enne kohtusse pöördunud või tagastab kohus kaebuse kohustusliku kohtuvälise menetluse eiramise tõttu.)

Vaide tagastamisest teatatakse isikule posti teel vaide esitamisest alates seitsme päeva jooksul. Teates tuleb vaide tagastamist põhjendada ning selgitada edasikaebamise korda (HMS § 79 lg 3). Vaide läbivaatamata jätmine vormistatakse nagu vaideotsus (HMS § 86 lg 3, vt allpool).