Vaidemenetluse toimingud sarnanevad haldusmenetluse toimingutega, ent on mõneti kiiremad ja lihtsamad. Eristada võib asja algatamise faasi (vaide esitamine ja selle kontrollimine), sisulise läbivaatamise faasi (uurimine) ning lahendamise faasi (otsustamine, lahendi koostamine ja teatavakstegemine). Kõigepealt tuleb selgitada, kes mida vaidemenetluses teeb (vt joonis 2) ning seejärel vaatame, mis järjekorras seda tehakse (vt joonis 3) ning millised dokumendid vaidemenetluses liiguvad (vt joonis 4).

[Joonis 2. Vaidemenetluses osalemine – kinnipeetav, vangla ja Justiitsministeerium (use case diagram) ]

Vaide võib joonisel kujutatud toimijatest esitada üksnes kinnipeetav, kuid ka vangla on seotud vaide esitamisega. Vangla on kohustatud selgituskohustuse raames abistama kinnipeetavat vaide koostamisel ning tegema talle kättesaadavaks vajalikud näidised ja blanketid. Vangla või Justiitsministeeriumi algatusel võib temalt asja uurimise raames küsida täiendavat selgitust või kutsuda ta istungile, kuid selline osalemine on vangla või Justiitsministeeriumi poolt määratletud ega ole seetõttu joonisel 2 kujutatud.

Esialgse õiguskaitse kohaldamist (st haldusakti täitmise peatamist vaidemenetluse ajaks) võivad algatada kinnipeetav, vangla ja Justiitsministeerium, kohaldada küll ainult vangla ja Justiitsministeerium. Seega saab esialgset õiguskaitset kohaldada nii enne vaide edastamist Justiitsministeeriumile kui ka pärast edastamist enne sisulise lahendi tegamist.

Vaide kontrollimise, asja uurimise ja vaide lahendamise volitused on vanglal ja Justiitsministeeriumil mõlemal, kuid Justiitsministeerium saab seda teha üksnes siis, kui vangla on vaide edastanud (vt ajalist jaotust joonistel 3 ja 4). Õiguse tõlgendamisel ja praktikas on tekitanud probleeme see, kas vangla saab jätta vaide läbivaatamata puuduste tõttu või peab edastama Justiitsministeeriumile. Kuna vangla on vaide kontrollimisel samuti vaideorgan, siis saab ta jätta vaide läbivaatamata. Vaide läbivaatamata jätmise näol ei ole tegemist asja sisulise lahendamisega. Justiitsministeerium saab samuti kontrollida vaide nõuetekohasust ja jätta vaide läbivaatamata, kui ka vangla on pidanud vaiet nõuetekohaseks.

[Joonis 3. Vaidemenetluse toimingud tavajuhul (A) ja siis, kui vangla ise täies ulatuses rahuldab vaide (B) (flowchart)]

Vaidemenetlus algab vaide esitamisega ning sellele järgneb vaide kontrollimine vangla poolt. Praktikas on võimalik need kaks etappi edukalt ühendada selliselt, et inspektor-kontaktisik abistab kinnipeetavat vaide koostamisel ja sellega juba tagab, et vaie oleks nõuetekohane. Kui vaie sellele vaatamata ei vasta HMS § 76 sätestatud nõuetele (nt kinnipeetav ei järgi inspektor-kontaktisiku nõuandeid vaide vormistamise kohta), siis peab vangla andma kinnipeetavale 10 päeva aega vaides esinevate puuduste kõrvaldamiseks. Kui kinnipeetav ei kõrvalda puudusi vaides või esineb muu HMS § 79 vaide tagastamise alus, siis tagastab vangla kinnipeetavale vaide põhjendatud kirjaga. Kui vaie vastab nõuetele, siis võetakse vaie menetlusse.

HMS § 81 kohaselt võib vaiet lahendav haldusorgan haldusakti täitmise peatada, kui see on vajalik avaliku huvi, haldusakti adressaadi või kolmanda isiku õiguste kaitseks. Esialgse õiguskaitse kohaldamiseks ei ole vajalik isiku poolt taotluse esitamine, vaid haldusorgan peab haldusakti täitmise peatamist kaaluma ka omal algatusel.

HMS § 80 lg 2 kohaselt on vanglal endal pädevus saadud vaie läbi vaadata ning see rahuldada. Vaide läbivaatamisel on vanglal pädevus koguda täiendavaid tõendeid või hinnata algselt kogutud tõendeid ja tuvastatud asjaolusid ümber. Kui vangla jätab vaide kasvõi osaliselt rahuldamata, siis peab ta vaide edastama Justiitsministeeriumile. Kui vangla rahuldab vaide täies ulatuses, siis teeb ta ise vaideotsuse ja sellega menetlus lõppeb (vt joonis 3 variant B).

Vaie edastatakse (vt joonis 3 variant A) Justiitsministeeriumile koos kaaskirja ning kõigi asjas kogutud dokumentidega (tõenditega). Kaaskirjas selgitab vangla oma seisukohta ja esitab vastuväited kinnipeetava vaides toodud põhjendustele. Saanud vaide on Justiitsministeerium kohustatud kontrollima vaide nõuetekohasust ja kaaluma esialgse õiguskaitse kohaldamist ning hindama, milliseid täiendavaid tõendeid on vaide sisuliseks lahendamiseks vaja koguda. Kui vaide lahendamiseks piisab vaidest, selle lisadest ning vangla edastatud dokumentidest, siis võib vaide lahendada nende dokumentide põhjal. Vaiet läbi vaadates uuritakse dokumentaalseid tõendeid, kuulatakse ära asjast huvitatud isikute seletused ja ekspertide arvamused ning tunnistajate ütlused, vaadeldakse asitõendeid ja teostatakse paikvaatlusi (HMS § 83 lg 2). Vaie vaadatakse läbi üksnes vaides taotletud ulatuses. Kui esitatud dokumentidest ei piisa, siis HMS § 6, § 38 ja § 84 lg 2 kohaselt kogub Justiitsministeerium ise täiendavalt dokumente.

Vaideotsuses hinnatakse vaidlustatud haldusakti õiguspärasust ja otstarbekust (HMS § 83 lg 1) ning tehakse üks järgmistest otsustest: 1) rahuldada vaie ja tunnistada haldusakt kas täielikult või osaliselt kehtetuks ning kõrvaldada haldusakti faktilised tagajärjed; 2) teha ettekirjutus haldusakti andmiseks, toimingu sooritamiseks või asja uueks otsustamiseks; 3) teha ettekirjutus toimingu tagasitäitmiseks; või 4) jätta vaie rahuldamata (HMS § 85). Kui vaideotsusega jäetakse vaie rahuldamata, võib kinnipeetav 30 päeva jooksul pöörduda haldusakti (sic! Halduskohtule esitatavas kaebuses vaidlustatakse haldusakti, mitte vaideotsust) vaidlustamiseks. Haldusakti saab vaidlustada vaid osas, mis a) haldusakti on vaidlustatud vaides ning b) vaie on jäetud rahuldamata.

Järgnevalt vaatame, kuidas üksikuid vaidemenetluse toiminguid läbi viiakse (vt 2.1-2.5) ning seejärel milliseid dokumente vaidemenetluses esitatakse (vt joonis 4).