Valdkondlike eesmärkide, prioriteetide, tegevusmahtude ning piirnumbri määramine toimub aprillis-juunis, erandjuhtudel võidakse neid korrigeerida septembris. Juhul kui Vabariigi Valitsus riigieelarve hekskiitmisel ja Riigikogule otsustamiseks edastamisel septembris otsustab korrigeeerida esialgseid ministeeriumide piirnumbreid, võib ministeerium korrigeerida ka PPA piirnumbrit, millest tulenevalt korrigeeritakse PPA valdkondlike piirnumbreid.

MFKO töörühma poolt esitatud protsessiettepanek näeb ette, et tegevuskava koostamise algatab strateegilise planeerimise grupp PPA järgmise eelarveaasta piirnumbri edastamisel SiM-i poolt. Strateegilise planeerimise grupp koostab peadirektorile ettepaneku järgmise eelarveaasta eesmärkide ja prioriteetide valikuks lähtudes piirnumbrist ning võttes aluseks PPA arengukava, selle puudumisel PPA-d puudutava osa VAAK-is ning kinnitatud maandamisviisidega riskihinnangu. Peadirektor otsustab järgmise eelarveaasta eesmärkide ja oodatavate tulemuste ning nende prioriteetsuse valiku ning määrab esialgsed valdkondlikud piirnumbrid. Peadirektori otsuse alusel koostavad põhivaldkonna tegevuskava läbirääkijad ja tugivaldkonna tegevuskava läbirääkijad (edaspidi valdkonna tegevuskava läbirääkija) esialgse lühiajalise valdkondliku tegevuskava ja ressursside jagunemise projekti ning selle alusel ressursivajaduse koondi.

Selleks, et tagada koondtegevuskava kvaliteet, on valdkondlike tegevuskavade koostamise protsessis vajalik tulemuslik kosotöö põhivaldkondade ja tugivaldkonna vahel. Tegevuskava täitmiseks vajaliku ressursivajaduse koondi ja valdkondliku piirnumbri vastavuse täpsustamiseks edastab põhivaldkonna tegevuskava läbirääkija ja tugivaldkonna tegevuskava läbirääkija ressursivajaduse kirjelduse asjaomasele tugivaldkonna tegevuskava läbirääkijale.

Tugivaldkonna tegevuskava läbirääkija koostab omas valdkonnas valdkondlike ressursivajaduste koondi ning hindab ressursivajaduste teostatavust ning nende prognoositavat rahalist maksumust järgmisel eelarveaastal. Hinnangu valdkondliku ressursivajaduse teostatavuse ning prognoositava rahalise maksumuse kohta edastab tugivaldkonna tegevuskava läbirääkija vastava valdkonna tegevuskava läbirääkijale.

Võttes aluseks täpsustatud valdkondliku ressursivajaduse, selle teostatavuse ning prognoositava rahalise maksumuse hinnangud analüüsib valdkonna tegevuskava läbirääkija järgmise eelarveaasta eesmärkide ja oodatavate tulemuste saavutamise võimalikkust lähtudes peadirektori poolt määratud prioriteetidest. Kui valdkonna kasutada olevate ressursside ja juhtgrupi poolt määratud piirnumbri raames ei ole võimalik saavutada järgmise eelarveaasta eesmärke ja oodatavaid tulemusi vastavalt määratud prioriteetsusele, esitab valdkonna tegevuskava läbirääkija strateegilise planeerimise grupile ettepaneku valdkonna järgmise eelarveaasta eesmärkide ja oodatavate tulemuste või nende prioriteetsuse muutmiseks.

Strateegilise planeerimise grupp koondab valdkondade strateegiliste läbirääkijate poolt esitatud ettepanekud, analüüsib neid ning esitab peadirektorile soovituse valdkondade järgmise eelarveaasta eesmärkide ja oodatavaid tulemuste, nende prioriteetsuse või piirnumbrite muutmiseks.

Kui nimetatu kuulub peadirektori pädevusse otsustab valdkondade järgmise eelarveaasta eesmärkide ja oodatavaid tulemuste, nende prioriteetsuse või piirnumbrite muutmise/korrigeerimise peadirektor. Kui nimetatu kuulub siseministri pädevusse, esitab peadirektor vastava ettepaneku siseministrile.

Vastavalt peadirektori või siseministri poolt otsustatule, korrigeerivad ja täpsustavad valdkondade tegevuskava läbirääkijad esialgset lühiajalist valdkondliku tegevuskava ja ressursside jagunemise projekti ning ressursivajaduse koondit ning edastavad selle strateegilise planeerimise grupile.

Strateegilise planeerimise grupp hindab valdkondliku lühiajalise tegevuskava ja ressursside jagunemise projekti vastavust kehtivale PPA pikaajalisele tegevuskavale ja finantsplaanile ning peadirektori ja/või siseministri otsustele. Kui valdkondlik lühiajaline tegevuskava ja ressursside jagunemise projekt ei vasta eelnimetatud dokumendile ja/või otsustele tagastab ta selle valdkonna tegevuskava läbirääkijale korrigeerimiseks ja täpsustamiseks.

PPA arengukavale ning peadiretori ja siseministri otsustele vastavate valdkondlike lühiajaliste tegevuskavade ja ressursside jagunemise projektide alusel koostab strateegilise planeerimise grupp PPA lühiajalise koondtegevuskava projekti ja edastab selle peadirektorile kinnitamiseks. Peadirektori poolt kinnitatud PPA lühiajalise koondtegevuskava projekt edastatakse heakskiitmiseks siseministrile ja PPA strateegia nõukogule.

Kokkuvõtlikult näeb arengukava koostamise protsess välja alltoodud skeemi kohaselt