MFKO töörühmas välja töötatud PPA arengukava koostamise protsessi ettepanekud oleksid üldjuhul rakendatav nii siis, kui PPA arengukava on eraldi dokument kui ka siis kui see on vaid PPA-d puudutav osa VAAK-is ja tervikdokumenti ei koostata.(Rebane, E. ...PIL6). Kokkuvõtvalt on kavandatav protsess kirjeldatud järgnevalt.

Arengukava koostamine (uuendamine) toimub igaaastaselt ajavahemikus november kuni veebruar (Riigikogu korraliste valimiste aastal märtsis).(Rebane, E. ...PIL6)

PPA arengukava koostamise algatab PPA strateegilise planeerimise grupp (PPA koordinatsioonibüroo planeerimistalitus). Grupp koostab PPA arengukava koostamise lähteülesande ning edastab selle kinnitamiseks PPA peadirektorile. Lähteülesanne sisaldab muuhulgas:

- järgneva planeerimisperioodi eesmärgid, nende prioriteetsus, oodatavad tulemused ning tulemuste saavutusväärtuse mõõtmise metoodika;

- põhi- ja tugivaldkondade prognoositava eelarve piirnumbri planeerimisperioodi esimese aasta kohta.

PPA arengukava koostamise lähteülesande alusel koostavad PPA põhivaldkonna strateegilised planeerijad (PPA valdkonnajuhid) ja PPA tugivaldkonna strateegiline planeerija (administratsiooni juht) vastava valdkonna arengukava kavandi, mis sisaldab:

- hetkeolukorra analüüsi;

- oodatavate tulemuste saavutamiseks planeeritavaid tegevusi (teenusgrupid/teenused);

- planeeritavate tegevuste realiseerimiseks vajalike ressursside kirjeldust ja finantsvahendite mahtu (mõõdetavas arvväärtuses).

Põhivaldkonna planeeritavate tegevuste realiseerimiseks vajalike ressursside kirjeldus on sisendiks tugivaldkonna arengukava kavandi koostamisele. Põhi- ja tugivaldkonna planeeritavate tegevuste rakendamiseks vajalike finantsvahendite mahu täpsustamine toimub koostöös vastava tugivaldkonna struktuuriüksusega.

Põhi- ja tugivaldkondade pikaajalise tegevuskava kavandid edastatakse strateegilise planeerimise grupile, kes hindab kavandite vastavust lähteülesandele. Strateegilise planeerimise grupp analüüsib lähteülesandele vastavaid valdkondade arengukava kavandeid ning hindab valdkondade võimalusi tegevuste või ressursside koopereerumise kaudu tõhusamalt saavutada oodatavaid tulemusi. Kui strateegilise planeerimise grupp tuvastab arengukava kavandi mittevastavuse lähteülesandele või tema hinnangul võimaldab valdkondade tegevuste või ressursside koopereerumine saavutada tõhusamalt oodatavaid tulemusi, tagastab ta kavandid koos kommentaaride ja hinnangutega asjaomastele strateegilistele planeerijatele kavandite täpsustamiseks.

Lähteülesandele vastavate kavandite alusel koostab strateegilise planeerimise grupp PPA arengukava ja selle finantsplaani kavandi ning edastab selle heakskiitmiseks PPA peadirektorile.

PPA peadirektori poolt heakskiidetud arengukava ja selle finantsplaani kavand edastatakse kinnitamiseks PPA strateegianõukogule. PPA strateegilise planeerimise nõukogusse on kavandatud: SiM-i kantsler, sisejulgeoleku asekantsler, halduse asekantsler, ametite juhid.

Kokkuvõtlikult on PPA arengukava koostamise protsessis osalejate rollid järgmised:

 

Protsessi omanik	PPA koordinatsioonibüroo
Roll	Tegevused
PPA strateegia nõukogu	Kinnitab PPA strateegiadokumendi
PPA peadirektor	Kinnitab strateegilise planeerimise lähteülesande; kiidab heaks arengukava ja selle finantsplaani kavandi
PPA strateegilise planeerimise grupp	Koostab arengukava lähteülesande kavandi; osaleb valdkondlike arengukavade kavandite koostamisel; analüüsib valdkondade arengukavade kavandeid ja hindab nende vastavust lähteülesandele ning valdkondadevahelise koopereerumise võimalusi; koostab PPA tervik arengukava kavandi ja esitab selle kinnitamiseks peadirektorile; koostab PPA vaate VAAK-i.
PPA valdkonna strateegiline planeerija	Koostab valdkondliku arengukava kavandi.
PPA tugivaldkonna strateegiline planeerija	Koostab tugivaldkonna arengukava kvandi (ressursside pikaajalise halduse kava).

 

Kokkuvõtlikult näeb arengukava koostamise protsess välja alltoodud skeemi kohaselt.

Joonis. Arengukava koostamise portsess.